Mittwoch, 26. März 2008

Erfahrung mit Google Mail gmail

Seit einigen Tagen nutze ich Gmail als Mailarchiv. Damit kann ich sowohl vom Notebook EEE wie auch vom PC darauf zugreifen:

Das geht so:
  1. Mails an meine Adresse werden automatisch an meine Gmail Adresse umgeleitet (Mein Mailadresse habe ich als POP Account aufgelöst und nur noch als Weiterleitung)
    Beispiel: max@muster.com -> max.muster@gmail.com
  2. Bei Gmail werden diese Mails archiviert und gleichzeit an eine neuen Adresse mit POP Account weitergeleitet
    Beispiel: max.muster@gmail.com -> info@muster.com
  3. Diese POP Mailadresse rufe ich mit PC auf und bearbeite die Mails wie gewohnt mit Outlook. Jedoch kann ich diese Mails danach gleich löschen. Ich muss mich nicht mehr um die Archivierung kümmern.
  4. Mit dem Notebook rufe ich ebenfalls diese POP Mailadresse mit Outlook wie gewohnt auf, jedoch lasse ich dabei die Kopie auf dem Server, die dann auch noch vom PC aufgerufen werden kann. (Für den Fall, dass ich vom PC aus dieses Mail noch bearbeiten muss)
  5. Soweit so gut: Aber wie ist das mit den gesendeten Mails? Diese werden jeweils beim PC ODER Notebook bei Outlook archiviert! Hier kommt das rund 30$ teure Programm Auto BCC in Aktion: Dieses Programm ist ein Plugin für Outlook (funktioniert auch mit Version 2007) und schickt von jedem gesendeten Mail verdeckt BCC ein Mail an Gmail.
    Beispiel: alle gesendete Mails -> max.muster@gmail.com. (netterweise gibt es für die 30$ gleich 3 Lizenzen)
    (Kleiner Nachteil: Ich bekomme dann am PC, wegen der Umleitung auch dieses Mail, das ich jedoch mit einer Regel direkt abfange und in den Ordner "Gesendete Mail" umleite und dort von Zeit zu Zeit lösche. Ev. lässt sich das noch optimieren)

Nach 2 Wochen Test bewährt sich dieses System. Ich kann von überall auf meine Mails zugreifen. In Gmail ist die Suche sehr schnell. Gleichartige Mails werden zusammengefasst. Wirklich praktisch.

Warum nicht IMAP?

Herr Schüssler von Kummerkasten des Tagi hat mir geraten IMAP zu verwenden, damit kann man auch von 2 PC auf die gleichen Mails zurückgreifen. Nun, ich habe IMAP mit einer Mailadresse eines Projektes ausprobiert (Dafür muss der Provider IMAP unterstützen und das Mailkonto muss umgewandelt werden). Aber:

  • IMAP ist anders als Outlook -> Einarbeitungszeit
  • Mit IMAP fehlt mir dann die Erfahrungen und Anwendung anderer Mitarbeiter (wenn alle anderen sonst NICHT mit IMAP arbeiten)
  • Wenn ich Outlook für IMAP nutze, dann habe ich kein Archiv der gesendeten Nachrichten für den anderen PC, alternativ könnte ich IMAP nur mit Webmail nutzen, aber das ist gewöhnungsbedürftig und nicht offline möglich.

Es gibt vielleicht noch bessere Lösungen, aber mir gefällt es bisher so. Nach 14 Tagen habe ich knapp 1% des Gratis Webspace von Gmail, wenn ich richtig rechne wäre der Speicher in 100x 2 Wochen = 4 Jahre voll. Ich brauche aber Mails die älter als 2 Jahren sind nicht mehr - und muss dann die Funktion in Gmail suchen: Alle Mails Löschen die älter als 2 Jahre sind...

Dank für den Tipp geht an W. Näf von http://www.kirchenweb.ch/ und M.Schüssler von Kummerkasten von http://www.tagi.ch/

PS: Kleiner positiver nebeneffekt: Google Gmail scheint ein sehr guter SPAM Filter zu haben. Ich habe dadurch täglich noch 1-2 SPAM, der Rest landet im SPAM Ordner von GMail und ist bis jetzt 100% richtig gewählt.

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