Dienstag, 20. Juli 2010

Arbeitsplatzorganisation

Von Simplify Your Life

Arbeitsplatzorganisation: Mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch

Thema: Arbeitsorganisation

Wie gut ist Ihre Arbeitsplatzorganisation? Ein überfüllter Schreibtisch sorgt für ein permanent schlechtes Gewissen, für das ungute Gefühl, zu viel zu tun zu haben, für unproduktive Suchzeiten und für verminderte Konzentrationsfähigkeit.

Wenn Sie also bei der Arbeitsplatzorganisation nicht zu jenen wenigen gut organisierten Volltischlern gehören, sollten Sie sich die folgenden smarten Gewohnheiten in derBüroorganisation zu Eigen machen!

Moderne Arbeitsorganisation mit dem Abschluss-Prinzip: Aufgaben sichtbar beenden

Auch das ist Arbeitsplatzorganisation: Gewöhnen Sie es sich an, nach jedem Abschluss einer Aufgabe alle dafür benötigten Unterlagen konsequent wegzuräumen, bevor Sie mit der nächsten beginnen. Sehen Sie das bei der Büroorganisation nicht als Last, sondern als positives Zeichen dafür, eine Aufgabe abhaken und Ihr Aufgabenmanagement optimieren zu können. Weiterer psychologischer Vorteil einer solchen Arbeitsplatzorganisation: Sie sind motiviert, unliebsame Aufgaben auf einen Rutsch fertig zu stellen und nicht nach drei Vierteln (wenn der erste Schwung vorbei ist) auf später zu verschieben. So vermeiden Sie einen großen Zeitfresser!


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Arbeitsplatzorganisation mit dem Minuten-Prinzip: Mal eben zwischendurch macht keine Mühe

Warten Sie bei der Büroorganisation nicht auf den Tag, an dem Sie "mal ganz gründlich für Ordnung sorgen werden", sondern nutzen Sie nach dem Minuten-Prinzip kontinuierlich kurze Pausen für Aufräum- und Ausmistarbeiten.

Das können Sie für die Arbeitsplatzorganisation beispielsweise tun, wenn Sie zwischendurch mal ein paar Minuten Zeit haben:

Moderne Arbeitsorganisation - Idee 1: Suchen Sie für ein nutzloses Objekt, das "schon immer" auf Ihrem Schreibtisch stand, einen anderen Platz - oder verschenken Sie es bzw. werfen Sie es weg.
Moderne Arbeitsorganisation - Idee 2: Finden Sie für ein Dokument, das Sie auf dem Schreibtisch zwischengeparkt haben, eine Heimat in Ihrer Büroorganisation, oder werfen Sie es weg.
Moderne Arbeitsorganisation - Idee 3: Räumen Sie ein paar Gegenstände auf, die herumliegen, obwohl sie eigentlich einen festen Platz haben: Stellen Sie beispielsweise Bücher ins Regal!

Beginnen Sie bei der Büroorganisation in solchen Minuten-Sequenzen keine größeren Aufräumarbeiten, die Sie dann auf halber Strecke abbrechen müssen - das ist unbefriedigend. Räumen Sie lieber eine kleine Schublade (oder auch nur eine Schachtel in dieser Schublade) komplett auf.

Das Prinzip des fremden Blicks: Energie von außen holen

Eine hilfreiche Ergänzung des Minuten-Prinzips bei der Arbeitsplatzorganisation ist das Prinzip des fremden Blicks: Sehen Sie sich immer mal wieder Ihren Schreibtisch, Ihre Regale und andere Ablageflächen so an, als sähen Sie sie zum ersten Mal. Sie werden für IhrAufgabenmanagement auf diese Weise wahrscheinlich so einiges entdecken, was überflüssig oder ungeordnet herumsteht.

Überprüfen Sie dabei auch, ob Arbeitsmittel und -geräte am richtigen Platz stehen und IhreBüroorganisation stimmt.

Beispiel Fax: Das Gerät auf oder direkt neben dem Schreibtisch hatte früher seinen Sinn - aber benutzen Sie es heute im Zeitalter der E-Mail-Kommunikation wirklich noch so häufig, dass Sie es bei der Büroorganisation in Reichweite brauchen?

Beispiel Unterlagen: Gibt es in Ihrer Arbeitsablage Hängemappen, auf die Sie beimAufgabenmanagement kaum mehr zugreifen und die deshalb aussortiert (weggeworfen bzw. ins Archiv gestellt) werden können? Oder gibt es im kostbaren bequemen Zugriffsraum rund um Ihren Schreibtisch Ordner, die ins Archiv können?

Büroorganisation: Alles betriebsbereit halten

Zu einem allgemeinen Gefühl der Unordnung tragen auch Arbeitsmittel bei, die nicht funktionieren. Machen Sie es sich bei der Arbeitsplatzorganisation zum Prinzip, sich für die Instandsetzung Ihrer Arbeitsmittel immer direkt Zeit zu nehmen (oder diese Aufgabe direkt zu delegieren): Das gilt für die Mine im Drehbleistift ebenso wie für den kaputten Ordner oder Computerprobleme. Sie sparen für Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Aufgabenmanagementkeine Zeit, wenn Sie solche Handgriffe aufschieben!

Nehmen Sie das Beispiel des Drehbleistifts: Sie werden aus reiner Gewohnheit immer wieder danach greifen - nur um ihn zurückzulegen, weil er ohne Mine ist. Dann werden Sie einen normalen Bleistift benutzen, den Sie regelmäßig anspitzen müssen. Das heißt: Sie verlieren nicht nur Zeit, sondern handeln sich auch jedes Mal bei der Arbeitsplatzorganisation von neuem den Moment der ärgerlichen Erkenntnis ein, dass Sie den Drehbleistift noch immer nicht nachgefüllt haben.

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